仕事が溜まってしまうときに試したいすぐにできる解決法
「仕事をしているとついどんどん溜まってしまう」「納期はまだまだだと思っていたのに気づけば時間がない」なんてことはないでしょうか。
私は現在就職の支援を行っており、多くの方の話を聞いたときにスケジュールが苦手という話をよく聞きます。
どうしても時間管理が苦手という方でも、実は少し工夫することで解決することもよくありました。
そこで今回は仕事が溜まってしまうときに試したいすぐにできる解決法を複数紹介しますので、やりやすい方法を試してみましょう。
仕事を溜めないための解決法
仕事をする上で、まずは優先順位を決めることが大切です。
緊急で大切なものを優先するのはもちろんですが、それ以外にも重要なことがあります。
5分で終わるものは今する
1分や2分、長くても5分で終わるものはすぐに終わらせることが大切です。なぜなら簡単に終わる仕事はすぐに終了することでタスクを減らせますが、逆に後回しにすることで机の上の書類ややることリストがどんどん増えていきます。
また、ついさっき頼まれた仕事を「今」するのと「1週間後」にやるのとでは、実は作業自体の速度にも大きな差が生まれます。
人は日が経つごとに記憶が低下するため、覚えているうちに終わらせることが時間短縮に繋がります。
スケジュール帳の活用
「いつまでに完了する必要があるのか」
スケジュール帳に期限、またはその日にしなければいけないことを記入しましょう。
先に予定を入れておくことで、事前にしないといけないことを把握することができます。
仕事が溜まる人に多いのが、「何をしなければいいのかそもそも分からない」ということが多いため、書き出して視覚化することで解決することができます。
カラーのクリアファイル
人は色によって瞬時に判断しやすくなります。
私が実際に行っているのは、色分けしたクリアファイルで優先順位やカテゴリを決めることです。
| 赤色 | 本日中に仕上げるもの |
| 黄色 | 2～3日以内に仕上げるもの |
| 青色 | 掲示板に載っている周知事項 |
| 緑色 | 資料作成用 |
期限を少し早く設定
仕事でいつまでに完了が必要か指示をされたとき、一日でも期限より早く完了することで上司や先輩からの評価が上がります。
また、それ以上にあなたにとっての心の余裕が生まれます。
そのため、1週間後が期限の仕事であれば5日後に完了、1か月後が期限の場合はその3日前に完了するなど、目標とする期限をスケジュール帳に記入しましょう。
仕事は急な予定が入るものなので、余裕をもって段取することで急なトラブルにも対応できます。
カレンダーで仕事が溜まるのを防ぐ
スケジュール帳は持ち歩く必要がありますが、パソコンで管理したい方もいるでしょう。
そんなときに便利なのがExcelを使用したカレンダーです。
以下のサイトが参考になります。
↑Excelのテンプレートを使用し、さらにボタンを使った応用編なども紹介されています。
まとめ
この記事では仕事が溜まらないための解決方法ついてお話しました。
同じ仕事であれば、やはり少しでも早く完了して余裕を持ちたいものです。
今回紹介した解決方法の中でも人によって取り組みやすいものは違いますので、まずはあなたがやりやすいと思ったものから取り組んでみましょう。
