一般事務に就くならエクセルスキルはどの程度必要？
一般事務で働きたいけどエクセルスキルが全くない。事務処理なんか未経験だけど興味がある。
こんな気持ちってありますよね？
誰でも最初は未経験という道は通るものなので、ここでは事務未経験者がエクセルスキルをどの程度必要なのかという点についてお伝えします。
一般事務は採用されやすい
事務とっても一般事務や医療事務、経理など様々な職種があります。
そして、数ある事務職の中でも一般事務という職は未経験でも採用されやすい職業です。
実際に僕が勤務している会社でも一般事務の方はパソコンスキルはゼロに近い状態であり、事務も未経験、
0代後半というスペックでも採用されています。
しかし、同僚からは事務職に応募するのであれば最低限のエクセルスキルはあると考える人も多いです。
最低限の知識は求められる
入社してから
「エクセルって何ですか？」
と質問するのはまずいですよね？
いくら未経験OKという職場でも、知識がなさ過ぎると同僚から冷たい目で見られますし、何より入社した本人がつらいストレスに会います。
エクセルと言っても追求すればかなり奥が深いのですが、ここではパソコンスキルがなくても最低限覚えておきたいエクセル知識を紹介します。
一般事務に最低限必要なエクセル知識
ショートカットキー
以下のショートカットは必ず覚えておきましょう。
| ショートカットキー | 動作内容 |
| Ctrl + X | 切り取り |
| Ctrl + C | コピー |
| Ctrl + V | 貼り付け |
| Ctrl + S | 上書き保存 |
| Ctrl + P | 印刷 |
| Ctrl + Z | 一回戻る |
これらのショートカットはWordやパワーポイント、ほかの業務アプリなど全般に使えるものです。パソコン業務であれば必須の知識になります。
吉良
ファイルの保存、コピーができる
名前をつけて保存と上書き保存の意味の違いを知らないと、業務で大変なことになります。
現在編集中のファイルのデータを上書きする。
会社の共有データなど、編集してはいけないデータなどは要注意。
今開いている保存名とは別の名前で保存をする。
新規でデータを開いたときは上書き保存を押しても名前をつけて保存の動作をする
業務であれば「テンプレートの○○ファイルをコピーしてからデータ作ってね」などと言われることもよくあります。
吉良
ファイルをコピーする場合は先ほどの名前をつけて保存でもいいのですが、フォルダを保存した場所から「右クリック」「コピー」「貼り付け」またはショートカットでも簡単にコピーできます。
ショートカットの場合はCtrl + C でコピーし、Ctrl + Vで貼り付けです。
文字の装飾
以下の装飾はできるようになってきましょう。
- 文字の大きさ変更
- 色の変更
- 太字の変更
- セルの色変更
基本的なものは「ホーム」タブに大体はあります。
かんたんな表が作れる
一般事務であればエクセルの表は必ず使うようになるでしょう。
表では以下の項目は覚えておくことをおすすめします。
- 罫線の作成
- 太枠にする
- セルの結合
- 文字の中央寄せ
Ctrl + 1を押せば書式変更をできるフォームがでるので、細かい設定などはここで編集できます。
印刷ができる
Ctrl + Pで印刷できます。
入社前に印刷枚数変更などはできるようになっておきましょう。
あった方が役立つエクセルスキル
ここからはエクセルのスキルとして、「一般事務に入社時はなくても無くても採用されるけどあった方が役立つ」ものを紹介します。
関数
エクセルと言えば計算に使える関数が大量にあります。
その中でも一般事務であれば以下の関数を先に覚えておきましょう。
- オートSUM
- IF
- VLOOKUP
- HLOOKUP
関数ってかなり種類が多いイメージが・・・
春川
たしかに関数は数えきれないほどありますが、会社の中でよく使う関数というのは限られています。
慣れるとネットで調べて都度使えるようになるので、最初は上記の4つの関数だけでもOKです
吉良
グラフ
業務上はグラフをしようしないかもしれませんが、一般事務って結構雑務を多く要求されます。
管理職や製造現場の方から「グラフ化して分かりやすくしてほしい」とお願いされたり、各部署の改善発表の資料作りなどでグラフを作ることがあります。
慣れるとなんとなくで作れてしまいますが、一度はグラフを作ってみるといいでしょう。
マクロやVBAはあとからでもOK
マクロやVBAを使えるようになると業務の効率化の幅が増えます。
例えば以下の画像もエクセルだけで簡単に作れるフォームです。
しかし、僕が見てきた事務の方では経験年数15年あってもマクロをほとんどできない人もいますし、作れるけどコードがぐちゃぐちゃということも多々あります。
事務の初心者にいきなりマクロを求められることは少ないので、入社したあとでもOKです。
面接ではマクロを使えるか聞かれることもありますが、受かるためよりも正直に答えましょう。
「できるアピール」をすると入社直後にすぐにフォームをお願いされるリスクがあります。
一般事務でエクセル以外にどんなことをする？
業種や勤務先によって様々ですが、僕の勤務している会社ではエクセル作業って全体の2割ぐらいです。
- エクセルでの管理
- Wordでの文書作成
- Outlookなどでのメール
- 社内専用の業務アプリ
- 材料や社内備品などの注文処理アプリ
- パワーポイント(プレゼン時など)
そんなにいっぱい覚えるのは大変そう・・・
春川
未経験者にいきなりすべてのソフトを任せることはありません。
簡単なことから少しずつ業務を増やしていくため、エクセルが少しできる程度であってもすぐに慣れます。
吉良
まとめ
この記事では一般事務に就くときに必要なエクセルスキルについてお話しました。
必要なエクセル知識
- ショートカット
- 保存・コピー
- 文字の装飾
- かんたんな表
- 印刷
未経験で初めての業種を目指すときは不安が多いと思います。
最初は覚えることが多くて大変と思うかもしれませんが、3カ月も業務をこなしたらパソコンスキルはかなり上達します。
そして、一度覚えたスキルや知識は他の会社に転職するときにも活かせるため、一般事務に興味のある方は積極的にチャレンジしてみましょう！
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