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無理・無駄・ムラ。事務処理での事例と改善例

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無理







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製造業や工場などの多くでは『無理・無駄・ムラ』の3つの削減を目標にします。
言葉だけでも何となく意味が伝わるものですが、人や会社によっては様々な取り組みが行われるものです。

無理な業務や無駄の改善をすることで効率UPが可能となりますので、この記事では事務処理を事例にして改善例の紹介をしていきます。

 

無理・無駄・ムラって?

ムラ

カタカナでもよく「ムリ・ムダ・ムラ」と書きますが、これは業務の負荷状況の違いをを表します。

無理(ムリ)

負荷状況が高く、業務をこなすことが困難である状態。

以下の状態などを意味します。

  • 大量の業務を持つ
  • 物理的に不可能な仕事
  • パソコンの要領を越えた保存
  • 短すぎる納期

無駄(ムダ)

負荷状況が低く、やらなくても良い業務を行っている状態。

以下の状態などを意味します

  • 意味もなく掃除
  • 業務中の雑談
  • 二度手間
  • 不要な機能が備わった設備

ムラ

無理と無駄が混合し、バラツキがある状態。

以下の状態などを意味します

  • 時間によって負荷がバラバラ
  • 作業者によってやり方が違う
  • 注文数が多かったり足りなかったり

無理・無駄・ムラを無くすコツ

事務

製造関係では多くのサイトがコツを紹介していますので、ここでは事務処理に焦点を挙げてコツを紹介します。

事務関係の場合は製造とは違い、パソコンを利用できるので積極的に活用していくことが大切です。

 

自動化する

結果が同じでも、『毎回最初から手入力』と『自動でパソコンがやってくれる』のとでは大きく違います。

自動化することで無理だと思う膨大な計算も可能となりますし、人件費の無駄の削減にもつながります。

仕組みを作る

パソコンの設定やルールなど、仕組みを作ることも大切です。
仕組みを作れば作業者によるバラツキというムラを削減することが可能です。

なんとなく意味は分かりますけど、具体的な事例が聞きたいです。

春川

全ての人に当てはまるわけではありませんが、ここから具体例を挙げるので参考にしましょう。

吉良

 

事務処理での改善事例

 

便利な機能を使う

無駄な文字入力の削減を簡単にすることができます。
パソコンの初期設備でも、便利な機能は使うべきですよね?
例えばパソコン熟練者でも使わない人が多い『単語登録』

単語登録gif

上記の画像のように、
「あr」と2文字打てば「ありがとうございます。」になり、
「おs」と入力すれば「お世話になります。」と入力することができます。

 

登録する文字は自分で自由に設定できるので、以下の記事から是非参考にしてください。

 

ファイルを整理

業務内容が多いと保存しているフォルダってぐちゃぐちゃになってきます。
一日の中で「保存場所を探す時間」なんて無駄ですよね?

ファイル名のつけ方を工夫することで、作業にかかっていた無駄な時間を大幅に削減することができます。

 

マクロを使う

一般の企業ではほとんどの会社が使うエクセル。

関数を使ったりテンプレートを作るのも便利ですが、マクロを使うことで誰でも作業時間が短縮できるようになります。

フローチャート3

VBAを使ってユーザーフォームを作れるようになると、会社の中で運用する業務フォーマットなども作れるようになります。

VBAやプログラムって難しくないですか?

春川

最初は誰でも初心者です。プログラム言語の中でもエクセルVBAは簡単な方なので、意外と早く実務ができるようになります。

吉良

 

 

まとめ

この記事では無理・無駄・ムラの改善についてお話しました。

無理・無駄・ムラ【改善して効率UP】

  • 自動化する
  • 仕組みを作る
  • 便利な機能を使う
  • ファイルを整理
  • マクロの活用

業務は日々することで無駄がなくなります。

当たり前にしている動作も意外と改善できるものは多いものです。
仕事術が高まれば「会社からの評価」は上がりますし、残業してやっていた作業も定時で終わるようになります。

スキルが上がるのは自分の財産となりますので、どんどん高めていきましょう。

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