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段取りのコツ7選!

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段取りのコツ







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仕事において段取り上手な人とそうでない人では大きく評価が分かれます。

「今の仕事」に集中するのは大切ですが、『先読み』ができる人は最終的に納期を短縮できます。

 

また、仕事をするうえで余裕をもった行動もできるため、今回の記事では仕事で使える段取りのコツを7個紹介します。

 

注目!

【この記事で学べること】
段取り上手な人は納期遅れを出さない。会社での評価も上がる

 

 

仕事で使える段取りのコツ

仕事術

【コツ1】標準時間を把握する

まず一つ目は自分の仕事の標準時間をしておくことです。

 

これはあまりしていない人を見かけますが、「資料作成の時間」「加工時間」「準備時間」「問い合わせにかかる時間」など、自分が普段どれくらいかかるか知っておくと便利です。

 

標準時間を知っておくことで、上司から大量の仕事を言われたら難しいと言えますし、「いつまでに終わるか」と質問されても即答できるようになります

吉良

 

 

【コツ2】問い合わせは先にしておく

問い合わせ内容や確認事項はつい後回しにしてしまいますが、客先もすぐに返事をしてくれるとは限りません。

仕事の納期が余裕あったとしても、先に図面などをよく見て問い合わせを先にしておきましょう。

そうすることで中途半端に仕事を止める時間も削減できますし、何度も客先を急かす必要もなくなります。

 

 

【コツ3】帰る日の前に次の日のやることをメモ

実は帰る前の作業はすごく重要です。

やりかけの仕事や明日重要なことがある場合は、帰る前にメモをして帰りましょう。

たったそれだけで忘れるトラブルを防ぎますし、帰ってから仕事のことを考えてしまう時間も減らせます。

重要なことを覚えようとしておくと帰ってからも脳を消費する。メモ書きというアウトプットをすることでプライベートと仕事の切り替えをできる

 

 

【コツ4】朝は仕事をする前に予定を立てる

朝出勤したら、「今日すること」や「早めに終わらせること」など全体的に見てみましょう。

朝食を食べてから2~3時間以内が脳が最も働くと言われているので、その時間に計画を立てることで一日がスムーズになります。

 

 

【コツ5】休憩の度に目標を立てる

僕が勤務する会社では10時と12時、3時に休憩があります。

設計者であれば「次の休憩までに何枚図面を書く」とか、製造業であれば「〇〇まで加工を終わらせる」などと目標を立てましょう。

 

memo

機械の自動セットや、プリンターでの大量印刷を休憩直前にするようにできればベスト。
事前に計画を立てておくことで、機械の稼働時間などを増やすことが可能

 

 

【コツ6】協力できる人を見つけておく

仕事は一人でする必要はありません。

ときどき周りを見て、自分の仕事を手伝ってくれそうな人を見つけておきましょう。

また、これにはコツがあり「今は仕事に余裕がある人」や「自分に積極的に手伝ってくれる人」「今機嫌が悪い人」など観察するのをおすすめします。

 

人に協力してもらうためには事前に相手を助けておくことで断られにくくなる。【返報性の法則】

 

 

【コツ7】緊急性と重要性を知っておく

段取りのコツとして、緊急度と重要度を知っておくことが大切です。

 

人は基本的に緊急かつ重要度の高い仕事は優先的にこなします。

しかし、急いではないけど重要な仕事をつい納期が近づくまで放置します。

 

そして、いざやろうとすると問題だらけで焦りを生みます。

 

スキマ時間を見つけ、緊急でないけど重要は先に目を通しましょう。先に問い合わせはしておき、どれくらい時間がかかるかも見積もっておくことであとで余裕をもって取り組めます。

吉良

 

 

まとめ

この記事では仕事で使える段取りのコツについてお話しました。

 

段取りのコツ【先読みをして余裕を持つ】

  • 標準時間を把握する
  • 問い合わせは先にしておく
  • 帰る日の前に次の日のやることをメモ
  • 朝は仕事をする前に予定を立てる
  • 休憩の度に目標を立てる
  • 協力できる人を見つけておく
  • 緊急性と重要性を知っておく

 

人は納期がなくて急がされるとミスが起きます。

逆に、先手をうって先に行動をしておくと作業するときに余裕が生まれます。

 

仕事の段取りは精神的な余裕もスピードも上昇させますので、今回紹介したコツを是非活用しましょう。

 

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